Wij kunnen gebruik maken van uw persoonsgegevens
In sommige (vooraf bepaalde) gevallen kunnen wij gebruik maken van uw persoonsgegevens. Wij doen dat in de volgende gevallen;
- In het kader van de aanhuur of verhuur van woonruimte;
- In het kader van de advisering over woonruimte;
- In het kader van financieel, administratief en/of technisch beheer van woonruimte;
- In het kader van marketingactiviteiten;
- Ten behoeve van het voeren van een financiële en fiscale administratie.
Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen als dat juridisch gezien ook is toegestaan. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is daarbij leidend. De hiervoor genoemde gegevensverwerking is gebaseerd op één of meer van de volgende gronden;
- Artikel 6 lid 1 sub a AVG – U heeft toestemming gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor één of meer specifieke doeleinden;
- Artikel 6 lid 1 sub b AVG – De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, of om op verzoek van u vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te treffen;
- Artikel 6 lid 1 sub c AVG – De verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust;
- Artikel 6 lid 1 sub f AVG – De verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van u die nopen tot bescherming van de persoonsgegevens zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer de betrokkene een kind is.
Indien sprake is van de laatstgenoemde grond (de verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen), betreft ons gerechtvaardigde belang het correct uitvoeren van een met onze opdrachtgever gesloten overeenkomst tot verhuur of aanhuur van woonruimte en het dat kunnen aantonen. In dat kader dienen wij de identiteit, achtergrond en financiële gegoedheid van huurder en/of verhuurder te kunnen vaststellen en te kunnen aantonen dat wij dit hebben gedaan. In alle gevallen gaan wij zorgvuldig met uw gegevens om.
Hoe komen wij aan uw persoonsgegevens?
Er zijn verschillende manieren waarop wij aan uw persoonsgegevens komen. In de regel komen wij alleen aan deze gegevens indien u ze zelf aan ons heeft verstrekt. Maar soms komt het voor dat een partij voor wie wij werkzaamheden verrichten ons deze gegevens verstrekt. Bijvoorbeeld als u huurder bent en uw verhuurder ons vraagt om het administratief en financieel beheer van zijn woning voor onze rekening te nemen. Daarnaast maken wij gebruik van cookies op onze website, welke nodig zijn voor de werking en welke worden gebruikt voor statistische doeleinden.In alle gevallen gaan wij zorgvuldig met uw gegevens om.
Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Indien het gaat om de uitvoering van een overeenkomst bewaren wij uw gegevens tot 5 jaar na afloop van deze overeenkomst (verjaringstermijn). Een eventueel kopie paspoort en/of identiteitsbewijs, inkomensgegevens en loonstrookjes voor maximaal 3 maanden en bijbehorende arbeidsovereenkomst, verhuurdersverklaring, werkgeversverklaring en accountantsverklaring worden vernietigd direct na totstandkoming van een huurovereenkomst. Gegevens die wij gebruiken ten behoeve van marketing verwijderen wij in beginsel niet. Voor zover het betreft gegevens die wij dienen te bewaren op grond van de fiscale boekhoud- en administratieplicht hanteren wij de in artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) genoemde bewaartermijn van 7 jaar.
Welke persoonsgegevens kunnen wij van u verwerken?
Er zijn verschillende persoonsgegevens die wij kunnen verwerken. Het gaat dan om voor- en achternaam, geslacht, straat- en huisnummer, woonplaats, geboortedatum, geboorteplaats, bankrekeningnummer, telefoonnummer, emailadres, kopie paspoort en/of identiteitsbewijs, inkomensgegevens en loonstrookjes voor maximaal 3 maanden en bijbehorende betalingsbewijzen, arbeidsovereenkomst, verhuurdersverklaring, werkgeversverklaring, accountantsverklaring en gegevens betreffende websitebezoek (IP-adres en locatiegegevens). In alle gevallen gaan wij zorgvuldig met uw gegevens om.
Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
Wij delen uw persoonsgegevens alleen indien dit daadwerkelijk nodig is. Wij delen uw gegevens uitsluitend met (potentiële) huurders, verhuurders, kopers en verkopers. Als verwerker treden daarnaast formeel gezien voor ons op onze cloud-leverancier (wij slaan onze gegevens in de cloud op middels Office365) en aan ons diensten verlenende internethostingbedrijven, internetdesign-bedrijven, overige ICT-dienstverleners en marketingbedrijven. In alle gevallen gaan wij zorgvuldig met uw gegevens om.
Wat zijn uw rechten?
U heeft betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens de volgende rechten;
- U heeft het recht om ons te verzoeken om inzage, rectificatie en/of wissing van uw persoonsgegevens;
- U heeft het recht om ons te verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
- U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons;
- U heeft het recht op gegevensoverdraagbaarheid;
- Indien u ons toestemming heeft gegeven voor verwerking van uw persoonsgegevens heeft u het recht om deze toestemming te allen tijde in te trekken (zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan);
- U heeft het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.
Wat zijn de gegevens van de verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens?
De verwerkingsverantwoordelijke is SOOF Makelaars, gevestigd aan de Vieracker 29, 6581 JV te Malden en ingeschreven bij de Kamer voor Koophandel onder nummer 64906167.
